Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Flokkify, en tjeneste levert av Vidd Studio AS («vi», «oss» eller «Flokkify»), behandler personopplysninger i forbindelse med tjenesten Flokkify Control. Vi er forpliktet til å ivareta ditt personvern i samsvar med personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

1. Hvem er ansvarlig

Flokkify (Vidd Studio AS, org.nr. 937 363 435) er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi samler inn om deg som bruker av tjenesten. For spørsmål om behandling av personopplysninger, kontakt oss på personvern@flokkify.no.

2. Hvilke opplysninger samler vi inn

Vi behandler følgende kategorier av personopplysninger:

Bedrifts- og kontaktinformasjon

Navn på bedrift, organisasjonsnummer, fakturaadresse og kontaktopplysninger til administratorer.

Brukerkontoer

Navn, e-postadresse, telefonnummer og rolle for administratorer og brukere som har tilgang til tjenesten.

Registreringsdata

Ved opprettelse av konto registrerer vi tekniske opplysninger for å forebygge svindel og uautorisert bruk, herunder IP-adresse, tidspunkt for registrering og informasjon om nettleser/ klientprogram (user agent). Disse opplysningene behandles utelukkende for sikkerhets- og revisjonsformål og deles ikke med tredjeparter.

Kjøretøydata

Registreringsnummer, kjøretøyinformasjon (hentet fra Statens vegvesen), EU-kontrolldatoer, servicedatoer og eventuelle egendefinerte merknader knyttet til kjøretøy.

Sjåførdata

Navn og kontaktinformasjon for sjåfører som er registrert i systemet av din virksomhet.

Skaderapporter

Beskrivelse av skader, tidspunkt, involverte kjøretøy og eventuelle vedlagte bilder lastet opp av sjåfører eller administratorer.

3. Formål med behandlingen

Personopplysninger behandles for følgende formål:

• Levere og drifte tjenesten Flokkify Control
• Sende varsler om kommende frister (EU-kontroll, service)
• Fakturering og abonnementshåndtering
• Kundesupport og feilsøking
• Oppfyllelse av lovpålagte krav

4. Rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger basert på avtale (GDPR art. 6 b) for å levere tjenesten du har bestilt, rettslig forpliktelse (GDPR art. 6 c) for regnskaps- og faktureringsformål, og berettiget interesse (GDPR art. 6 f) for å forbedre tjenesten og forhindre misbruk.

Innsamling av IP-adresse, user agent og tidspunkt ved registrering er basert på berettiget interesse (GDPR art. 6 f) med formål å forebygge svindel og beskytte tjenestens integritet. Vi har vurdert at denne interessen veier tyngre enn den registrertes personverninteresse, ettersom opplysningene er tekniske, brukes utelukkende til sikkerhetsformål og ikke til profilering.

5. Deling av opplysninger

Vi deler personopplysninger med databehandlere som hjelper oss å levere tjenesten, herunder skyleverandører, betalingsplattform (Stripe), e-posttjeneste og verktøy for produktanalyse (PostHog, med lagring i EU/EØS). Alle databehandlere er bundet av databehandleravtaler i samsvar med GDPR. Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter.

Vi benytter Cloudflare Turnstile (usynlig modus) for å skille mellom menneskelige brukere og automatiserte programmer (botbeskyttelse) i registreringsskjemaet. Ingen synlig utfordring vises. Cloudflare behandler i den forbindelse tekniske opplysninger om nettlesermiljøet ditt. Se Cloudflares Turnstile Privacy Addendum for detaljer om hvilke opplysninger som behandles.

For mer informasjon om behandlerforholdet, se vår databehandleravtale.

6. Lagring og sletting

Personopplysninger lagres så lenge abonnementet er aktivt og inntil 90 dager etter oppsigelse, med mindre lenger lagringstid kreves av regnskapsmessige eller lovmessige hensyn (opptil 5 år for regnskapsdokumenter jf. bokføringsloven).

IP-adresse, user agent og øvrige tekniske registreringsopplysninger lagres i inntil 24 måneder etter at kontoen ble opprettet, og slettes deretter automatisk.

7. Dine rettigheter

Under GDPR har du rett til innsyn, retting, sletting («retten til å bli glemt»), begrensning av behandling, dataportabilitet og klage til Datatilsynet (datatilsynet.no). Send forespørsler til personvern@flokkify.no.

8. Informasjonskapsler

Tjenesten benytter nødvendige informasjonskapsler for autentisering og øktshåndtering. I tillegg benytter vi førsteparts informasjonskapsler for produktanalyse (PostHog) for å forstå hvordan tjenesten brukes og forbedre den. Vi benytter ikke informasjonskapsler for annonsering eller markedsføring, og deler ikke informasjonskapsler med tredjeparter for slike formål.

9. Endringer

Vesentlige endringer i denne erklæringen varsles per e-post med minst 30 dagers frist. Oppdatert versjon publiseres på denne siden med ny versjonsmerknad.

10. Kontakt

Spørsmål om personvern kan rettes til Vidd Studio AS per e-post på personvern@flokkify.no.

11. Versjonshistorikk

• v2 — Lagt til: innsamling av IP-adresse, user agent og telefonnummer ved registrering; bruk av Cloudflare Turnstile for botbeskyttelse; utvidet rettslig grunnlag og lagringsperiode for tekniske registreringsopplysninger.
• v1 — Første versjon.